Capsule 7  ̶  Les formulaires à destinataires multiples ou « formulaires triangulaires »

Parmi les textes et documents de l’Administration, on trouve des formulaires, et notamment des formulaires à destinataires multiples, communément appelés « formulaires triangulaires ». Il s’agit de documents que les ministères et les organismes envoient aux bénéficiaires, aux clients, aux parents, etc., et que ceux-ci doivent faire remplir par une autre personne, généralement par un membre d’un ordre professionnel (médecin, avocat, travailleur social, ingénieur, etc.), ou par une personne représentant un autre organisme de l’Administration (un établissement scolaire, par exemple) ou une entreprise (à titre d’employeur, par exemple). Quelles sont les règles qui s’appliquent à ces formulaires en matière de langue? 

L’article 15 de la Charte de la langue française précise que l’Administration rédige et publie ses textes et documents en français. Cet article permet toutefois à l’Administration de correspondre dans une autre langue que le français avec des personnes physiques lorsque celles-ci s’adressent à elle dans cette autre langue.

Quant à la Politique gouvernementale relative à l’emploi et à la qualité de la langue française dans l’Administration (PLG), elle prévoit que, de façon générale, l’Administration emploie exclusivement le français dans ses documents, ententes ou communications, quel qu’en soit le support (article 6).

Selon le contexte, les éléments suivants sont également à considérer :

• Les communications écrites entre un organisme de l’Administration et le représentant d’un autre organisme de l’Administration (un établissement scolaire, par exemple) doivent être en français seulement (articles 17 et 18 de la Charte);
• Dans le cadre de l’application de la Charte, les professionnels (de la santé, par exemple) sont avant tout des membres d’un ordre professionnel, tenus de rendre leurs services disponibles en français et soumis aux dispositions des articles 30 à 35 de la Charte. De plus, un organisme de l’Administration ayant un lien contractuel avec des membres d’un ordre professionnel doit exiger que les rapports et les échanges avec ces professionnels soient en français. Les communications de l’Administration avec les membres des ordres professionnels devraient donc être en français;
• L’article 16 de la Charte prévoit que, dans ses communications écrites avec les personnes morales établies au Québec, l’Administration utilise le français. De plus, la PLG précise, à l’article 7, que ces communications doivent être exclusivement en français.

Cas particuliers

Certains formulaires comportent également une ou plusieurs sections que les personnes doivent remplir elles-mêmes. Des adaptations sont alors possibles dans les types de formulaires ci-dessous, lorsqu’ils sont transmis à des personnes physiques qui ont demandé à obtenir des services dans une autre langue que le français, notamment par le choix d’un code de langue. Dans chacun des cas présentés plus bas, les formulaires incluant une section dans une autre langue que le français devraient être identifiés et repérables comme tels, de façon à ne pas être confondus avec la version unilingue française.

1. Formulaires comportant une section Identité
   Lorsque les formulaires comprennent une section sur l’identité de la personne et une section à faire remplir par une tierce partie, la section sur l’identité est seulement en français si elle est remplie au préalable par l’organisme expéditeur ou à la fin par la tierce partie. Cependant, si elle doit être remplie par la personne, la section sur l’identité (nous faisons référence ici du texte imprimé sur le formulaire) peut être en français et dans une autre langue.
2. Formulaires comportant une section Autorisation de la personne ou Consentement de la personne
   Lorsque les formulaires doivent être remplis par une tierce partie et qu’ils comportent une demande d’autorisation ou de consentement de la personne, la section du formulaire réservée à l’autorisation ou au consentement peut être à la fois en français et dans une autre langue.
3. Formulaires comportant une section Attestation par la personne ou Déclaration de la personne
   Pour ce qui est des formulaires devant être remplis par une tierce partie et comportant une attestation ou une déclaration de la personne, ils peuvent être dans la langue de correspondance choisie par la personne, étant donné les implications juridiques associées à ce type de données. En effet, certains de ces formulaires pourraient être remplis dans une autre langue que le français afin de permettre à la personne d’exercer ses droits, lorsque les renseignements demandés sont sujets à être contestés en vertu d’une loi.

Pour terminer, rappelons qu’une attention particulière doit être portée au choix de la langue de ces documents, car celle-ci peut avoir une incidence sur la langue de travail du personnel qui les remplit ou qui doit en traiter le contenu.