Les capsules du Réseau des mandataires s’adressent uniquement aux ministères et aux organismes qui sont soumis à la Politique gouvernementale relative à l’emploi et à la qualité de la langue française dans l’Administration (PLG).
Parmi les textes et documents de l’Administration, on trouve des formulaires, et notamment des formulaires à destinataires multiples, communément appelés « formulaires triangulaires ». Il s’agit de documents que les ministères et les organismes envoient aux bénéficiaires, aux clients, aux parents, etc., et que ceux-ci doivent faire remplir par une autre personne, généralement par un membre d’un ordre professionnel (médecin, avocat, travailleur social, ingénieur, etc.), ou par une personne représentant un autre organisme de l’Administration (un établissement scolaire, par exemple) ou une entreprise (à titre d’employeur, par exemple). Quelles sont les règles qui s’appliquent à ces formulaires en matière de langue?
L’article 15 de la Charte de la langue française précise que l’Administration rédige et publie ses textes et documents en français. Cet article permet toutefois à l’Administration de correspondre dans une autre langue que le français avec des personnes physiques lorsque celles-ci s’adressent à elle dans cette autre langue.
Quant à la Politique gouvernementale relative à l’emploi et à la qualité de la langue française dans l’Administration (PLG), elle prévoit que, de façon générale, l’Administration emploie exclusivement le français dans ses documents, ententes ou communications, quel qu’en soit le support (article 6).
Selon le contexte, les éléments suivants sont également à considérer :
Compte tenu des dispositions citées précédemment, de façon générale, les formulaires remis à des personnes et devant être remplis par un ou une membre d’un ordre professionnel ou par un représentant ou une représentante d’une organisation (entreprise, établissement scolaire ou autre) devraient être uniquement en français, à moins que l’on prévoie les utiliser à l’extérieur du Québec. Toutefois, dans tous les cas, ils peuvent être accompagnés d’une lettre explicative destinée à la personne physique qui doit faire remplir le formulaire et rédigée dans la langue de son choix (par un code de langue, par exemple).
Certains formulaires comportent également une ou plusieurs sections que les personnes doivent remplir elles-mêmes. Des adaptations sont alors possibles dans les types de formulaires ci-dessous, lorsqu’ils sont transmis à des personnes physiques qui ont demandé à obtenir des services dans une autre langue que le français, notamment par le choix d’un code de langue. Dans chacun des cas présentés plus bas, les formulaires incluant une section dans une autre langue que le français devraient être identifiés et repérables comme tels, de façon à ne pas être confondus avec la version unilingue française.
Pour terminer, rappelons qu’une attention particulière doit être portée au choix de la langue de ces documents, car celle-ci peut avoir une incidence sur la langue de travail du personnel qui les remplit ou qui doit en traiter le contenu.
Date de la dernière mise à jour : 2022-06-29