Capsule 9  ̶  Textes et documents, correspondance et communications

Quelles définitions retenir?

Les expressions textes et documents, correspondance et communications sont employées dans la Charte et dans la PLG. Quels sens doit-on donner à chacun de ces termes et en quoi sont-ils différents les uns des autres?

Puisque la Charte ne donne pas de définition de ces termes, un principe d’interprétation des lois permet de se baser sur le sens courant des mots. On peut donc se référer aux dictionnaires de langue usuelle, comme Usito, qui donne les définitions suivantes :

À la lumière de ces définitions, on peut considérer que les textes et documents sont des écrits de toutes sortes. Pour ce qui est de la correspondance, par contre, il s’agit d’un type particulier de textes. En effet, la notion de correspondance implique un contenu individualisé. Ainsi, une lettre ou un courriel envoyés à une personne en particulier constituent de la correspondance, car leur contenu est personnalisé. En contrepartie, un rapport annuel, une recherche, des statistiques, par exemple, sont des textes ou des documents, parce qu’ils ont une existence propre, sans égard au destinataire, et peuvent intéresser le public en général. 

Pour sa part, la définition usuelle de communication est très large et englobe toute information transmise, que ce soit à une personne en particulier, à un groupe de personnes ou à un large public. Toutefois, le législateur a resserré le sens de ce terme dans la Charte. Par exemple, à l’article 16, le mot avec, suivi de la désignation des interlocuteurs, figure immédiatement après l’expression communications écrites. Par conséquent, on peut en déduire que les communications dont il est question s’adressent précisément aux entités nommées dans l’article, c’est-à-dire aux autres gouvernements ou aux personnes morales établies au Québec. Il en est de même aux articles 17 et 18 de la Charte, qui visent les écrits qui circulent à l’intérieur d’un cercle restreint de destinataires désignés et non des textes ou documents d’intérêt général.

Quelles règles appliquer?

Pour savoir quelles règles de la Charte ou de la PLG s’appliquent à un écrit produit par l’Administration, il est utile d’en établir le type, mais il est surtout nécessaire de déterminer à qui l’on s’adresse.

Nous vous invitons à consulter l’aide-mémoire L’usage du français dans les ministères et organismes, qui résume les règles à observer, selon les destinataires visés.

Ainsi, si votre document est destiné à :

• l’interne, c’est-à-dire aux personnes au sein de votre organisme, ou à un autre organisme de l’Administration, consultez la section 8;
• une ou plusieurs personnes morales ou entreprises établies au Québec, consultez les sections 3 (4^e puce) et 5;
• une ou plusieurs personnes morales ou entreprises établies à l’extérieur du Québec, référez-vous à la section 6;
• d’autres gouvernements, reportez-vous à la section 7;
• une ou plusieurs personnes physiques, consultez les sections 3 (3^e puce) et 4.

Enfin, si le document est diffusé à l’externe, pour le public, référez-vous à la section 3.

La présentation matérielle des écrits traduits dans une autre langue que le français est abordée dans les articles 8 et 9 de la PLG.

Bonnes pratiques

L’Office invite l’Administration à illustrer le caractère officiel du français, langue de l’État et instrument premier de la cohésion sociale au Québec. Différents moyens peuvent être pris par les ministères et organismes de l’Administration pour s’assurer d’adopter des pratiques exemplaires en ce sens dans leurs textes, documents et communications écrites. Par exemple, certains organismes ont instauré une procédure interne pour traiter les demandes de traduction émanant de l’une ou l’autre de leurs unités administratives : toute demande de traduction d’un texte, peu importe sa nature, doit être acheminée à la direction des communications, qui en fait l’analyse en déterminant si la traduction est permise au regard de la politique linguistique de l’organisme ou de la PLG. Le cas échéant, les coûts sont évalués sur le même formulaire, qui doit être approuvé et signé par un haut dirigeant ou une haute dirigeante (sous-ministre adjoint, par exemple) et par le ou la mandataire. Une fois la demande approuvée, la direction des communications effectue la traduction demandée.