Les capsules du Réseau des mandataires s’adressent uniquement aux ministères et aux organismes qui sont soumis à la Politique gouvernementale relative à l’emploi et à la qualité de la langue française dans l’Administration (PLG).
Les expressions textes et documents, correspondance et communications sont employées dans la Charte et dans la PLG. Quels sens doit-on donner à chacun de ces termes et en quoi sont-ils différents les uns des autres?
Puisque la Charte ne donne pas de définition de ces termes, un principe d’interprétation des lois permet de se baser sur le sens courant des mots. On peut donc se référer aux dictionnaires de langue usuelle, comme Usito, qui donne les définitions suivantes :
Document
Texte
Correspondance
Communication
À la lumière de ces définitions, on peut considérer que les textes et documents sont des écrits de toutes sortes. Pour ce qui est de la correspondance, par contre, il s’agit d’un type particulier de textes. En effet, la notion de correspondance implique un contenu individualisé. Ainsi, une lettre ou un courriel envoyés à une personne en particulier constituent de la correspondance, car leur contenu est personnalisé. En contrepartie, un rapport annuel, une recherche, des statistiques, par exemple, sont des textes ou des documents, parce qu’ils ont une existence propre, sans égard au destinataire, et peuvent intéresser le public en général.
Pour sa part, la définition usuelle de communication est très large et englobe toute information transmise, que ce soit à une personne en particulier, à un groupe de personnes ou à un large public. Toutefois, le législateur a resserré le sens de ce terme dans la Charte. Par exemple, à l’article 16, le mot avec, suivi de la désignation des interlocuteurs, figure immédiatement après l’expression communications écrites. Par conséquent, on peut en déduire que les communications dont il est question s’adressent précisément aux entités nommées dans l’article, c’est-à-dire aux autres gouvernements ou aux personnes morales établies au Québec. Il en est de même aux articles 17 et 18 de la Charte, qui visent les écrits qui circulent à l’intérieur d’un cercle restreint de destinataires désignés et non des textes ou documents d’intérêt général.
Nous vous invitons à consulter l’aide-mémoire L’usage du français dans les ministères et organismes, qui résume les règles à observer, selon les destinataires visés.
Ainsi, si votre document est destiné à :
Enfin, si le document est diffusé à l’externe, pour le public, référez-vous à la section 3.
La présentation matérielle des écrits traduits dans une autre langue que le français est abordée dans les articles 8 et 9 de la PLG.
Date de la dernière mise à jour : 2022-06-29