Capsule 17  ̶  Contrats et subventions : quand faut-il s’assurer qu’une organisation respecte ses obligations linguistiques?

Tenus d’adopter des pratiques linguistiques exemplaires, les ministères et organismes gouvernementaux sont aussi appelés à jouer un rôle moteur pour promouvoir l’utilisation du français dans la société québécoise. Pour ce faire, ils ont notamment la responsabilité de s’assurer que les entreprises bénéficiant d’une subvention ou d’un contrat accordent au français la place qui lui revient dans l’ensemble de leurs activités. Un ministère ou un organisme gouvernemental qui ne fait pas de vérifications préalables risque en effet de donner un contrat ou une subvention à une entreprise qui ne respecte pas ses obligations en matière de francisation.

Or, des mandataires s’interrogent parfois sur le type d’organisations qui doivent fournir, pour obtenir un contrat ou une subvention du gouvernement du Québec, un certificat de francisation ou une attestation correspondant à l’une des étapes du processus de francisation, deux documents délivrés par l’Office québécois de la langue française.

Rappelons que l’article 22 de la Politique gouvernementale en matière d’emploi et de qualité de la langue française dans l’Administration (PLG) (PDF, 1,7 Mo) prévoit que l’Administration ne doit pas accorder de contrat, de subvention ou d’avantage d’aucune sorte à une entreprise assujettie aux dispositions de la Charte de la langue française concernant la francisation dans ces situations :

• Si cette entreprise ne possède pas d’attestation d’inscription;
• Si elle n’a pas fourni, dans le délai prescrit, l’analyse de sa situation linguistique;
• Si elle n’a pas d’attestation d’application de programme ni de certificat de francisation;
• Si son nom figure sur la Liste des entreprises non conformes au processus de francisation, publiée sur le site Web de l’Office.

Il faut savoir que cette exigence ne vise que les entreprises et les personnes morales qui emploient 50 personnes ou plus. Cette exigence ne vise donc pas les entreprises qui emploient moins de 50 personnes ni les organismes publics, et ce, peu importe leur secteur (gouvernemental, municipal, scolaire, santé et services sociaux). Par exemple, un organisme municipal n’a pas l’obligation de présenter, lorsqu’il demande une subvention à un ministère ou à un organisme gouvernemental, son certificat de conformité ou une autre attestation délivrée par l’Office pour témoigner qu’il participe à un processus de francisation.

De même, certaines entreprises ou personnes morales ne sont pas tenues de s’inscrire à l’Office, ce qui fait que cette procédure de vérification ne s’applique pas à elles. Par exemple, il peut s’agir d’entreprises de compétence fédérale, d’établissements d’enseignement collégiaux ou universitaires, d’associations religieuses, d’ordres professionnels, de syndicats ou de certains organismes autochtones. Si une question subsiste concernant le statut d’une organisation au regard de la Charte, il est recommandé de diriger l’organisation en question vers l’Office. Celui-ci analysera la situation et, le cas échéant, pourra fournir à cette organisation un écrit attestant qu’elle n’a pas à s’inscrire à l’Office. 

Bonnes pratiques

L’Office vous encourage à faire connaître cette exigence de la PLG au sein de votre organisation.

Pour ce faire, certains organismes se dotent d’une procédure détaillant les étapes de validation qui doivent être franchies par leur personnel avant la conclusion d’un contrat ou l’octroi d’une subvention ou de tout autre avantage. La mise en place de ce genre de procédure a pour but de s’assurer que l’entreprise concernée a respecté ses obligations relatives au processus de francisation. Voici d’ailleurs, à titre d’exemples, une liste de différentes étapes qui peuvent figurer dans une telle procédure.

Ainsi, la personne responsable de la validation doit :

1. Demander que l’entreprise concernée lui fournisse, avant la signature de l’entente, l’une des pièces justificatives énumérées dans le tableau ci-dessous (selon l’étape à laquelle l’entreprise est rendue dans sa démarche de francisation).

   Documents	Précisions
   Capture d’écran de la Liste des entreprises certifiées par l’Office ou certificat de francisation	Il est possible de vérifier à l’aide du numéro d’entreprise du Québec (NEQ) si l’entreprise apparaît sur cette liste. Il est recommandé de conserver un exemplaire de la capture d’écran comme pièce justificative. Le certificat proprement dit n’a pas de date d’expiration, mais il peut néanmoins être suspendu. Dans ce cas, le nom de l’entreprise figurera sur la Liste des entreprises non conformes au processus de francisation.
   Attestation d’application d’un programme de francisation	Il faut s’assurer de vérifier la date d’expiration inscrite sur le document, soit la date de fin de programme. Si le document est expiré, il faut demander à l’entreprise de fournir un avis de conformité au processus de francisation émis par l’Office.
   Attestation d’inscription	Ce document comporte une date d’émission, mais pas de date d’expiration. Si la date d’émission est supérieure à 18 mois, il faut demander à l’entreprise de fournir un avis de conformité au processus de francisation émis par l’Office.

2. Vérifier si l’entreprise apparaît sur la Liste des entreprises non conformes au processus de francisation.
   1. Si l’entreprise apparaît sur cette liste, la personne responsable du dossier doit refuser d’octroyer un contrat ou une subvention à l’entreprise. Il est également recommandé de conserver un exemplaire de cette liste comme pièce justificative.
3. Demander à l’entreprise, si celle-ci n’est pas en mesure de fournir l’une des pièces justificatives énumérées ci-dessus ou si ce document est expiré, de s’adresser à l’Office pour obtenir une copie de son attestation ou de son certificat de francisation, ou encore de s’adresser à l’Office pour que l’organisme lui fournisse un document qui indique qu’elle est conforme au processus de francisation. L’Office analysera évidemment la situation avant de produire ou non un tel document. À la réception du celui-ci, la personne responsable de l’entente devra ajouter cette preuve écrite au dossier. Dans tous les cas, la lettre ou la pièce justificative doit être obtenue avant de conclure une entente.

Si vous désirez établir votre propre procédure, votre conseillère ou votre conseiller en francisation peut vous aider.