Vos obligations

Capsules de l’infolettre des mandataires

Les capsules du Réseau des mandataires s’adressent uniquement aux ministères et aux organismes qui sont soumis à la Politique gouvernementale relative à l’emploi et à la qualité de la langue française dans l’Administration (PLG).

Capsule 12
Communications écrites avec les personnes résidant à l’étranger et avec les personnes nouvellement arrivées au Québec

À l’extérieur du Québec

La Charte de la langue française s’applique à l’intérieur des limites territoriales du Québec. Rien n’empêche l’Administration de communiquer uniquement dans d’autres langues avec des personnes résidant à l’extérieur du Québec. Cependant, une bonne pratique consiste à rédiger toute communication en français, de façon à marquer le fait que le français est à la fois la langue officielle et la langue normale et habituelle de l’État québécois. Au besoin, on peut accompagner la communication d’une version dans une autre langue, portant la mention Traduction dans la langue visée.

Selon la Politique gouvernementale relative à l’emploi et à la qualité de la langue française dans l’Administration (PLG), l’information dans une autre langue disponible sur un site Web et destinée à un public cible de l’extérieur du Québec est présentée dans une section réservée à cette fin et identifiée comme telle. Par ailleurs, cette information doit se trouver en français dans le site Web du ministère ou de l’organisme (article 10 de la PLG).

Au Québec
Correspondance personnalisée

Afin de jouer un rôle moteur et exemplaire dans l’application de la Charte, les ministères et organismes gouvernementaux du Québec devraient rédiger leurs correspondances en français. La Charte exige que l’Administration rédige et publie en français ses textes et documents (article 15). Elle prévoit toutefois une exception concernant la correspondance avec les personnes physiques. Lorsqu’une personne physique s’adresse à l’Administration dans une langue autre que le français, celle-ci peut utiliser uniquement cette autre langue dans ses communications subséquentes avec cette personne. Pour que cette exception s’applique, la communication envers l’Administration doit être amorcée par la personne physique et non l’inverse. Par exemple, un organisme ne pourrait décider d’envoyer de sa propre initiative une lettre unilingue anglaise à une personne qui fréquente un établissement donné, pour le seul motif que des services y sont offerts en anglais.

De même, on ne devrait pas présumer qu’une personne immigrante désire que l’Administration communique avec elle dans une autre langue que le français. Toutefois, si une personne en fait la demande, il est possible de communiquer avec elle dans la langue de son choix, mais il ne s’agit pas d’une obligation. La présentation d’une lettre en français et d’une version dans une autre langue, sur un support distinct portant la mention Traduction dans la langue visée, constitue une bonne pratique à mettre en place afin de reconnaître le caractère officiel du français.

La politique linguistique d’un organisme peut établir des balises visant à favoriser l’intégration des personnes immigrantes. Par exemple, on peut y consigner les types de communications pouvant être accompagnées d’une traduction pour les nouveaux arrivants et les nouvelles arrivantes, ainsi que les modalités de traduction vers les langues d’usage de ces personnes.

Documents diffusés par envoi anonyme ou sur un site Web

Au Québec, seule la version française d’un document d’information devrait faire l’objet d’une diffusion par envoi anonyme ou par publipostage, conformément à l’article 11 de la PLG. Il en va de même pour les envois de masse qui ciblent un groupe de personnes en particulier (par exemple, toutes les personnes résidant au Québec depuis moins de cinq ans). Une version dans une autre langue peut toutefois être transmise à une personne physique qui en a fait la demande.

Par ailleurs, de façon générale, lorsqu’un site Web comprend de l’information dans une autre langue que le français, elle doit figurer dans une section distincte, dans laquelle on évite de reproduire l’ensemble de l’information disponible en français (article 10 de la PLG). Avant de diffuser des documents dans une autre langue sur le Web, les ministères et organismes gouvernementaux doivent évaluer la pertinence et la nécessité de le faire, de façon à respecter le principe général d’unilinguisme français (article 6 de la PLG). En outre, il ne faut pas présumer que les personnes qui ne maîtrisent pas le français maîtrisent forcément l’anglais.

Des mesures favorisant une intégration en français à la société

Tout ministère ou organisme gouvernemental devrait, selon le premier principe général de la PLG (article 3), marquer le fait que le français est à la fois la langue officielle et la langue normale et habituelle de l’Administration et de l’espace public ainsi que l’instrument premier de la cohésion sociale du Québec. Sa politique linguistique constitue un moyen incontournable pour s’engager à la mise en application de ce principe. En effet, la politique linguistique d’un ministère ou d’un organisme gouvernemental peut prendre en compte les conditions particulières liées à l’accueil et à l’établissement des personnes qui immigrent au Québec, tout en visant à favoriser leur intégration à la société québécoise majoritairement francophone. En ce sens, les ministères et organismes gouvernementaux sont invités à adopter des mesures qui privilégient les communications en français avec les personnes immigrantes (article 5 de la PLG). Par exemple, certains organismes revoient le choix de la langue de correspondance (code de langue) de leurs nouvelles clientèles après une période de temps donnée. Cela permet d’éviter qu’une personne immigrante ayant appris le français depuis quelques années continue de recevoir des communications dans une autre langue sur une période prolongée.

Pour connaître les règles à suivre concernant précisément la correspondance sous la forme de formulaires à destinataires multiples (dits formulaires triangulaires), consultez la capsule 7 de l’infolettre du Réseau des mandataires.

Vous avez des questions sur cette capsule? Écrivez à MRA@oqlf.gouv.qc.ca.

Québec
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